Березнегуватський районний суд Миколаївської області

23 травня 2016, 15:07

Наказом Державної судової адміністрації України від 20.05.2016 року за № 97 затверджено Порядок формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів.

ДЕРЖАВНА СУДОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ

Н А К А З

20 травня 2016 року м. Київ № 97

Про затвердження Порядку формування,

ведення, обліку та зберігання особових

справ суддів

Відповідно до статей 149, 152 Закону України "Про судоустрій і статус суддів", ураховуючи рішення Ради суддів України від 04.02.2016 № 5,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів, погоджений рішенням Ради суддів України від 04.02.2016 № 5.

2. Управлінню з питань персоналу ДСА України (Дробинський О. В.) розробити методичні рекомендації по заповненню особових карток (форма П-2С) та забезпечити проведення семінарів з питань ведення особових справ суддів спільно з Національною школою суддів України протягом 2016 року.

3. Управлінню організаційного забезпечення та контролю ДСА України (Парубченко Т. В.) довести текст цього наказу до відома територіальних управлінь Державної судової адміністрації України, керівників самостійних структурних підрозділів Державної судової адміністрації України в одноденний термін з дня його видання.

4. Прес-центру судової влади (на правах відділу) ДСА України (Пастухова В. М.) розмістити текст цього наказу на офіційному веб-порталі "Судова влада України" у розділі "Нормативно-правова база" в одноденний термін з дня його видання.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

В. о. Голови О. Булка

ПОГОДЖЕНО

Рішення Ради суддів України
04 лютого 2016 року N 5

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державної судової адміністрації України 20 травня 2016 року N 97

Порядок
формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів

I. Загальні положення

1. Порядок формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів (далі — Порядок) розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів" з метою вдосконалення організації діяльності судів у частині кадрового забезпечення суддів.

2. Порядок визначає вимоги щодо формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів (далі — особова справа), а також перелік документів, що складають особову справу.

3. В особовій справі зберігається інформація щодо призначення судді на посаду, обрання, переведення, звільнення, складення суддею присяги, містяться біографічні та інші дані про суддю.

4. Формування, ведення, облік та зберігання особових справ здійснюються відповідним структурним підрозділом апарату суду або відповідальною особою, яка здійснює ведення кадрової роботи в суді (далі — відповідальний працівник), про що зазначається в посадовій інструкції або в положенні про структурний підрозділ.

5. Особова справа судді ведеться також в електронному вигляді з використанням єдиної інформаційно-телекомунікаційної системи обліку кадрів.

II. Формування особової справи

6. Датою початку формування особової справи є дата видання наказу головою суду про зарахування судді до штату суду на підставі відповідного нормативного акта.

7. Особова справа підшивається в обкладинку формату А-4 за зразком (додаток 1).

8. Після формування особової справи на паперових носіях відповідальний працівник реєструє її в книзі обліку руху особових справ суддів за зразком (додаток 2) не пізніше триденного строку з дня зарахування судді до штату суду.

9. Особова справа повинна містити такі документи (додаток 3):

— особова картка з відповідними додатками;

— кольорове фото формату 4 см х 6 см;

— копії документів про вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання (з додатками до дипломів);

— декларація про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру за минулий рік;

— копія паспорта громадянина України;

— копія облікової картки фізичної особи - платника податків;

— копія військового квитка (для військовозобов'язаних);

— довідка про допуск до державної таємниці (у разі наявності);

— копія трудової книжки;

— довідка про використані відпустки та виплату матеріальної допомоги за попереднім місцем роботи.

10. Після зарахування судді до штату суду до особової справи додаються:

— копія нормативного акта, на підставі якого суддя зараховується до штату суду;

— копія присяги судді;

— заява судді про зарахування до штату суду;

— копія наказу про зарахування до штату суду;

— заява судді про надання згоди на обробку його персональних даних;

— копії документів про надані пільги (у разі наявності);

— копії свідоцтва про шлюб, народження дитини, зміну імені, прізвища тощо;

— документи про зміну біографічних даних;

— копія посвідчення судді;

— копія акта про обрання безстроково (у разі наявності);

— копія наказу про встановлення доплати за вислугу років;

— копія нормативного акта, на підставі якого суддя був відрахований зі штату суду за попереднім місцем роботи;

— заява судді про відрахування зі штату суду за попереднім місцем роботи;

— копія наказу про відрахування зі штату суду за попереднім місцем роботи.

11. Відповідальний працівник, отримуючи матеріали особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта громадянина України, військового квитка, документа про вищу освіту, трудової книжки тощо).

12. Особові справи нумеруються. Нумерація встановлюється відповідно до кількісного складу суддів у суді. Номер особової справи заноситься до книги обліку руху особових справ суддів. У разі звільнення судді з посади номер його особової справи використовується для нумерації особової справи іншого судді.

III. Ведення особової справи

13. Особова справа з часом доповнюється відповідними матеріалами в хронологічному порядку:

— копія акта про призначення судді на адміністративну посаду;

— копії рішень уповноважених органів про притягнення до дисциплінарної відповідальності судді;

— копії рішень уповноважених органів про відсторонення суддів від посади;

— копії рішень уповноважених органів про відсторонення суддів від здійснення правосуддя;

— копії рішень уповноважених органів про скасування відсторонення судді від посади;

— відомості щодо проходження спеціальної підготовки, підготовки, спеціального навчання, перепідготовки в Національній школі суддів України, про періодичне навчання;

— відомості щодо нагородження державними нагородами за проявлену мужність і героїзм;

— копія нормативного акта, на підставі якого суддя був відрахований зі штату суду;

— заява судді про відрахування зі штату суду;

— копія наказу про відрахування зі штату суду.

14. При відрахуванні судді зі штату суду в особовій справі робиться відповідний запис із зазначенням дати, причин звільнення, а також дати, підстави відрахування зі штату, номера та дати відповідного наказу.

IV. Оформлення та облік документів особової справи

15. Бланк опису документів особової справи заповнюється під час формування особової справи й доповнюється з надходженням кожного нового документа. Наявність документів в особовій справі щорічно звіряється з описом. Бланк опису документів підшивається з початку особової справи.

16. Декларація про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру за минулий рік подається в порядку та за формою, передбаченими Законом України "Про запобігання корупції".

17. Копії (ксерокопії) документів про вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, паспорта громадянина України, військового квитка, нагородних матеріалів скріплюються підписом відповідального працівника апарату суду та печаткою суду.

18. У разі необхідності на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці судді, складається та додається до особової справи біографічна довідка. Дані наводяться стисло, але вичерпно. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Біографічна довідка складається за формою (додаток 4), скріплюється підписом відповідального працівника та гербовою печаткою суду.

19. На підставі наданих суддею документів про підвищення кваліфікації, заохочення та нагороди під час роботи в суді відповідальним працівником вносяться записи до особової картки.

V. Зберігання особових справ

20. Відповідальність за формування, ведення, облік та зберігання особових справ суддів покладається на керівника апарату відповідного суду.

21. Особові справи є документами для службового користування й мають зберігатися в належним чином оснащених шафах або сейфах у порядку, визначеному чинним законодавством України.

22. Відповідальний працівник відповідно до вимог статті 10 Закону України "Про захист персональних даних" не має права розголошувати будь-яку інформацію щодо персональних даних судді.

23. Після відрахування судді зі штату суду його особова справа продовжує зберігатися у відповідному службовому підрозділі апарату суду (у відповідального працівника) протягом двох років, але окремо від особових справ діючих суддів.

Після закінчення двох років такі особові справи передаються до архіву суду у встановленому порядку.

24. На архівній справі, переданій до архіву, проставляється архівний номер відповідно до книги обліку руху особових справ суддів.

25. Зберігання архівних особових справ суддів протягом встановленого законодавством строку забезпечується керівником апарату суду.

26. У разі надання тимчасового доступу (вилучення) особової справи або окремих її документів у встановленому порядку відповідальний працівник виготовляє світлокопію особової справи чи окремих документів, засвідчує кожен документ та робить відповідний запис у книзі обліку особових справ суддів та приєднує до матеріалів особової справи копію ухвали слідчого судді про тимчасовий доступ до речей та документів.

27. Доступ до особової справи має голова суду, керівник апарату суду та відповідальний працівник.

28. Суддя має право ознайомитися зі своєю особовою справою, про що робиться відповідний запис.

VI. Контроль за додержанням Порядку формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів

29. Контроль за додержанням вимог Порядку формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів апеляційних судів здійснює Державна судова адміністрація України.

30. Контроль за додержанням вимог Порядку формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів місцевих судів здійснюють територіальні управління Державної судової адміністрації України.

Начальник управління

з питань персоналу О. Дробинський

Додаток 1 до п. 7Порядку формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів, затвердженого наказом ДСА України

від «20»травня 2016р. №97

(повне найменування суду)

ОСОБОВА СПРАВА СУДДІ № ___________

(прізвище)

(ім’я)

(по батькові)

Дата початку формування особової справи «___» __________ 20 ____ року

Дата закінчення формування особової справи «___» __________ 20 ____ року

Архівний номер ___________

Додаток 2 до п. 8 Порядку формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів, затвердженого наказом ДСА України від «__»_______201__р. №___

__________________________________________________
(повне найменування суду)

КНИГА ОБЛІКУ РУХУ

ОСОБОВИХ СПРАВ СУДДІВ

Розпочато «___» _______ 20___ р.

Закінчено «___» _______ 20___ р.

N з/п	Номер особової справи	Прізвище, ім'я, по батькові	Дата формування особової справи	Дата закінчення ведення особової справи	Архівний номер справи
1	2	3	4	5	6

Додаток 3 до п. 9 Порядку формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів, затвердженого наказом ДСА України від «__»_______201__р. №___

_________________________

(назва суду)
ОСОБОВА КАРТКА N _____		Фото
І. Загальні відомості* ____________ ) Заповнює суддя*

1. Прізвище

ім’я

по батькові

2. Громадянство України з

3. Освіта (вища)

4. Місце народження

5. Дата народження

Назва навчального закладу та його місцезнаходження	Рік вступу	Рік закінчення або вибуття	Спеціальність	Кваліфікація	N диплома, дата видачі диплома

6. Науковий ступінь, вчене звання

Назва	Рік присвоєння	N диплома, дата видачі диплома

7. Якими мовами володієте і якою мірою__________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________

(читаєте та перекладаєте із словником, читаєте й можете розмовляти, володієте вільно)

8. Наукові праці та винаходи ____________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________

9. Сімейний стан

(перелічити членів сім'ї із зазначенням дати народження)

10. Паспорт: серія N

Ким виданий

Дата видачі

11. Домашня адреса, телефон_____________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________

(місце проживання та місце реєстрації)

Особистий підпис ___________________________________

12.		Дата складання Присяги судді	15.	Загальний стаж роботи _________________________________________
		«___» _________________ р.	16.	Стаж роботи на посаді судді_____________________________________
13.	Призначений суддею:
	відповідно до Указу Президента України № _________ від «___» _______________ р.
	зарахований до штату суду наказ №__________від «___» _________________р.
14.	Обраний безстроково:
	відповідно до постанови Верховної Ради України № ______________ від «____» _______________ р.

ІІ. Переведення судді

Назва суду, до якого переведений суддя	Підстава	Дата переведення	Примітки

ІІІ. Обрання (признання) на адміністративні посади, до Ради суддів України, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради юстиції

Обраний на адміністративну посаду

а) __________________________________________ рішення _____________________________________

(посада) (назва органу)

№ ______________ від «___» _______________ р.

б) __________________________________________ рішення ______________________________________

(посада) (назва органу)

№ ______________ від «___» _______________ р.

Звільнений з адміністративної посади

а) __________________________________________ рішення ______________________________________

(посада) (назва органу)

№ ______________ від «___» _______________ р.

б) __________________________________________ рішення ______________________________________

(посада) (назва органу)

№ ______________ від «___» _______________ р.

3. Обрання (призначення) до Ради суддів України, Вищої кваліфікаційної комісії суддів

України, Вищої ради юстиції

Назва органу, до якого був обраний (призначений) суддя	Підстава	Посада судді в органі	Період перебування на посаді/ в органі, куди був обраний (призначений) суддя

IV. Відпустки

Вид відпустки	За який період	Дата		Підстава	Кількість днів залишкової частини відпустки
Вид відпустки	За який період	початку відпустки	закінчення відпустки	Підстава	Кількість днів залишкової частини відпустки
1	2	3	4	5	6

V. Дисциплінарна відповідальність

Орган, що здійснює дисциплінарне провадження	Вид дисциплінарного стягнення	Підстава	Рішення в дисциплінарній справі	Погашення дисципланрного стягнення	Оскарження рішення в дисциплінарній справі

VI. Заохочення, нагороди, почесні звання

Вид заохочення (нагороди, почесні звання)	Підстава	Дата

VII. Підготовка, спеціальна підготовка, перепідготовка в Національній школі суддів України

Період підготовки, спеціальної підготовки та перепідготовки в Національній школі суддівУкраїни		Програма чи тематика	Серія, номер і дата видачі свідоцтва
початок	кінець	Програма чи тематика	Серія, номер і дата видачі свідоцтва

VIII. Відомості про військовий облік

Група обліку

Категорія обліку

Склад

Військове звання

Військово-облікова спеціальність N

Придатність до військової служби

Назва райвійськкомату

за місцем проживання

Перебуває на спецобліку N

Додаткові відомості

_________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата й причина звільнення, підстава відрахування судді зі штату суду

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Трудову книжку отримав "___" ________________ р.

Підпис власника трудової книжки _____________________________________

Підпис керівника апарату суду _______________________________________

Додаток 1
до Особової картки *

____________
*) Заповнює суддя

Виконувана робота з початку трудової діяльності (включаючи навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, військову службу, роботу за сумісництвом).

При заповненні цього додатку установи, організації та підприємства необхідно іменувати так, як вони називалися у свій час, дані про військову службу записувати із зазначенням посади.

Місяць і рік		Посада із зазначенням установи, організації, підприємства, а також міністерства (відомства)	Місце знаходження установи, організації, підприємства
вступу	звільнення		Місце знаходження установи, організації, підприємства

Додаток 2
до Особової картки *

АВТОБІОГРАФІЯ*

Прізвище _______________________________________________________________________

ім'я ___________________________________________________________________________

по батькові _____________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________
*) Заповнює суддя

Додаток 4 до п. 18 Порядку формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів, затвердженого наказом ДСА України від «__»_______201__р. №___

БІОГРАФІЧНА ДОВІДКА

________________________________________________

(прізвище, ім’я, по батькові)

Працює на посаді судді __________________________________________________________________

(назва суду та з якого часу)

Число, місяць і рік народження ___________________________________________________________

Місце народження ______________________________________________________________________

(країна, область, місто, район, село)

Освіта ________________________________________________________________________________

(освітньо-кваліфікаційний рівень, повне найменування навчального закладу,

_______________________________________________________________________________________

дата закінчення, спеціальність та кваліфікація)

Науковий ступінь, вчене звання ___________________________________________________________

Володіння мовами _______________________________________________________________________

(якими, якою мірою)

Нагороди, почесні звання ________________________________________________________________

Прийняття присяги судді _________________________________________________________________

(дата)

Загальний трудовий стаж за станом на ________________ ___________________________________

Стаж роботи на посаді судді за станом на _____________ ___________________________________

Трудова діяльність

Період		Посада, найменування установи
з __ ___	до ___ ___
з __ ___	по цей час

_________________________ _______________ _____________________

(посада відповідального працівника) (підпис) (прізвище, ініціали)

М. П.

Затверджено Порядок формування, ведення, обліку та зберігання особових справ суддів